Meetings – vom Zeitfresser zum Motivations-Treiber

Nach einer im Harvard Business Manager veröffentlichten Studie, geben 70% der Arbeitnehmer:innen an, dass sie Meetings von der produktiven Arbeit abhalten. Dabei gaben die Befragten an, dass die Anzahl der Meetings während der Pandemie nicht nur um etwa 13% anstieg, die Länge der Meetings nahm zusätzlich auch um 20% zu. Meetings sind Zeitfresser und tragen selten zur Motivation ihrer Teilnehmenden bei. Dann verzichten wir einfach komplett darauf?

Nein, natürlich nicht. Denn Meetings sind besser als ihr Ruf. Sie bieten uns die Möglichkeit einer unmittelbaren Interaktion, die schnelle Ergebnisse liefern kann. Sie helfen uns, Beziehungen zu entwickeln, die Signale zwischen den Zeilen zu lesen bzw. als Zwischenäußerungen zu verstehen und gegenseitiges Verständnis aufzubauen. Und sie können Klarheit schaffen, uns motivieren und Spaß machen. Um das zu erreichen, sollten wir bei Meetings auf ein paar Regeln achten, die wir in diesem Blogbeitrag vorstellen

Wozu treffen wir uns? Die Grundfrage für alle Meetings

Wer auf die Grundfrage nach dem wozu keine passende Antwort findet, kann sein Meeting gleich wieder absagen. Damit eine Besprechung für alle Teilnehmenden einen Mehrwert bietet, ist ein klares Ziel unerlässlich (Was werden wir ggf. auf welche Art und Weise entscheiden?). Idealerweise wird das Ziel über eine Agenda transportiert, die für die notwendige Struktur sorgt. Zwingend ist, dass Ziel und Agenda allen Teilnehmenden im Voraus bekannt sind. Nur so können sich alle entsprechend vorbereiten, wissen, was von ihnen erwartet wird und können ggf. im Vorfeld durch Rückfragen eventuelle Unklarheiten beseitigen.

Das gilt für alle Meetings, also nicht nur unregelmäßige Projektmeetings, sondern ganz besonders für Regelmeetings wie einen Team- oder Abteilungs-Jour-Fixe. Aus unserer Erfahrung fehlt es häufig diesen Meetings an einer klaren Struktur und einem klaren Ziel.

Meetings funktionieren besser mit klaren Rollen

Zur klaren Struktur eines Meetings gehört auch die Festlegung von Rollen. Die wichtigste Funktion erfüllt hier die Moderationsrolle. Der/die Moderator:in ist verantwortlich, dass die Zeit des Meetings gut genutzt wird und das vordefinierte Ziel am Ende erreicht werden kann. Je nach Meeting sind Moderator:innen unterschiedlich stark gefordert. In manchen Terminen müssen sie kaum in Erscheinung treten, in anderen Situationen kann nur durch sie das Chaos vermieden werden. Häufig wird in Meetings die Moderationsrolle nach Hierarchie vergeben, das muss allerdings nicht so sein. Gerade wenn Führungskräfte sich auch inhaltlich einbringen wollen, ist es sinnvoll und zugleich entlastend, wenn sie die Moderationsrolle abgeben. Wie Moderation grundsätzlich funktioniert und wie man z. B. mit schwierigen Gesprächssituationen umgeht, zeigen wir in unserer aktuellen Fortbildung im compleneo Consulting-College.

Es gibt noch weitere Rollen, die in Meetings vergeben werden können. So kann es gerade bei einer vollen Agenda Sinn ergeben, die Rolle eines Zeitwächters / einer Zeitwächterin zu benennen. Diese Rolle ist für die Einhaltung der geplanten Zeiten je Agendapunkt verantwortlich und gibt dem/der Moderator:in entsprechende Zeichen. Wir haben auch gute Erfahrungen damit gesammelt, ein Meeting mit einer ruhigen Fokuszeit oder einer einstimmenden Fragestellung zu starten. Zur Basisausstattung eines Meetings sollte darüber hinaus noch festgelegt werden, wer die Ergebnisse des Meetings dokumentiert und diese – idealerweise in Echtzeit – den Teilnehmenden zur Verfügung stellt.

Meetings fokussieren, konsequent

Gerade wenn Eure Teams oder die Themen Eures Meetings zu langen Diskussionen neigen und der/die Zeitwächter:in regelmäßig eingreifen muss, ist es wichtig, dass sich die Moderation an eine weitere wichtige Regel hält. Gute Meetings fokussieren und lagern Themen konsequent aus. Gerade wenn ein Thema nur einen Teil der Teilnehmenden interessiert oder es zu einem längeren Dialog von zwei Teilnehmenden kommt, kann es Sinn ergeben, das Thema auf ein anderes Meeting oder ein Zweier-Meeting zu verlagern. Besonders wichtig ist dies, wenn Konflikte zwischen Teilnehmenden entstehen, denn sie rauben nur den anderen Teilnehmenden die Nerven und gehören in eine separate Klärung.

Meetings in der hybriden Arbeitswelt

Die Zeiten, in denen alle Mitarbeitenden eines Teams oder einer Abteilung immer zur gleichen Zeit am gleichen Ort arbeiten, sind vorbei. In der hybriden Arbeitswelt stellt sich daher auch immer die Frage, welche Meetings in Präsenz, online oder sogar hybrid durchgeführt werden sollten. Eine allgemeingültige Antwort – wer hätte es gedacht – gibt es auf diese Frage selbstverständlich nicht. Abgesehen davon, dass natürlich äußere Einflüsse wie das aktuelle Infektionsgeschehen oder räumlich weitentfernte arbeitende Teams mit langen Anreisewegen einen Einfluss darauf haben sollten, wie Meetings durchgeführt werden, sollte immer das für das Thema notwendige Maß an Kollaboration Gradmesser für die Entscheidung sein. Erfordert das Thema eine besonders enge Kollaboration, wie beispielsweise die gemeinsame Arbeit an einer Strategie, kann ein Meeting in Präsenz vorteilhaft sein. Geht es um regelmäßige Termine wie das wöchentliche Synchronisations-Meeting eines Teams, eignen sich digitale Meetings eher besser. Mit unserem Hybrid Work Canvas haben wir ein Tool geschaffen, das Ihnen bei der Gestaltung Ihrer hybriden Zusammenarbeit hilft.

Gerne unterstützen wir Sie darin, aus Ihren Meetings richtige Motivations-Treiber zu machen.
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