Führung in Zeiten der Krise - compleneo Consulting

Führung in Zeiten der Krise

Auch erfahrene Mitarbeiter und Führungskräfte, die mit virtuellem Arbeiten und der Führung von Teams vertraut sind, stehen derzeit vor einer besonderen Herausforderung. Die Ungewissheit und Sorge vieler Mitarbeitender, die fehlende Nähe zu Kollegen und zur Führungskraft, mögliche fehlende digitale Kompetenzen und schlicht die unterschiedlichen Bedingungen bei den Mitarbeitenden vor Ort (von Vereinsamung bis hin zur Überforderung durch gleichzeitig zu betreuende Kinder oder Angehörige) werfen viele Fragen und bislang unbekannte Probleme auf. Diesen wollen wir uns in diesem Themenblatt widmen.

Durch den eingeschränkten Kontakt fallen Informationen in der Kommunikation weg. Auch die Alternativen durch Telefonate und Videochats haben ihre Besonderheiten. Die Konzentration wird um vieles mehr gefordert und so wirkt eine Stunde Videochat locker doppelt so lange wie eine Teambesprechung im gemeinsamen Raum. Viele versuchen Botschaften knapp und kurz zu vermitteln, womit dann letztlich doch Informationen fehlen und vor allem der soziale Kontakt auf der Strecke bleibt (Wie geht es meinem Gegenüber gerade? In welcher Situation befindet er/sie sich? Was bewegt ihn/sie im Moment? Woran arbeitet er/sie parallel? …)

Wir bieten Ihnen als Führungskräfte eine Unterstützung in zweifacher Art und Weise:

1. durch ein konkretes Unterstützungs- und Austauschangebot mit einem unserer erfahrenen Coaches im Remote-Coaching

2. durch Fragen zur Reflexion und Anregungen zu Handlungsalternative …

Dummy

Was sollte ich als Führungskraft wissen?

Das Corona-Virus (COVID19) wird uns aller Voraussicht nach noch eine ganze Weile auf Trapp und in Ungewissheit halten. Dieser Zustand erzeugt bei allen ein erhöhtes Informationsbedürfnis. Die Dauer dieser Krise lässt jedoch gleichzeitig bereits Ermüdungserscheinungen (so genannte crisis fatigue) sichtbar werden.

Finden Sie heraus, welche Informationen Ihre Mitarbeitende gerade jetzt benötigen, auf welche Art und Weise eine Vermittlung Sinn macht und in welcher Frequenz der Austausch stattfinden soll.

Leitfragen: Was bietet unser Unternehmen an Möglichkeiten zu Flex-Work, an Collaboration-Plattformen und an Arbeitszeitmodellen an? Wie kann jeder seinen/ihren Anteil zur Gesundheitsvorsorge (auch zu Hause) leisten? Welche Möglichkeiten haben wir, wenn Mitarbeiter vom Virus betroffene Personen pflegen müssen oder selber betroffen sind? Welche technische Unterstützung bei der Einweisung zu Telkos / Videochats oder Telearbeit haben wir und wie wenden wir diese konkret an?

Worauf sollte ich als Führungskraft achten?

Führungskräfte sollten eine beständige Neubewertung Ihres Teams vornehmen.

Belastung: Wer im Team kommt mit der Situation derzeit sehr gut bis überhaupt nicht klar? Welche Indikatoren und Wahrnehmungen helfen mir dieses zu erkennen? Welche Möglichkeiten hat er/sie, die Situation bei Bedarf selbst zu ändern? Was kann ich als Führungskraft dazu tun?

Eine Kernkompetenz bei Führungskräften beschreibt im Moment die Fähigkeit, „Vertrauen zu schenken“, also davon auszugehen, dass auch ohne Anwesenheit der Vorgesetzten jeder bestrebt ist, Leistung zu bringen und einen Beitrag leisten zu wollen. Dazu ist es sogar eher förderlich, den Druck zu verringern und Führung als Dienstleistung zu verstehen („Was brauchst Du momentan? Wie kann ich als Führungskraft Dich unterstützen? …)

Fähigkeiten: Wer kann mit den technischen und digitalen Anwendungen und Angeboten kompetent umgehen? Wie kann ich zeitnah für eine geeignete Nachschulung sorgen? Wer nimmt sich bei Telkos/Videochats im Moment stärker heraus als ich ihn/sie sonst in Besprechungen kenne? Aber auch: Wie steuere ich Telkos/Videochats zielgerichtet? Wie sorge ich dafür, dass wir … fokussiert am Thema arbeiten? Wie lenke ich ein, wenn die Gruppe oder Einzelne abdriften und eher Sorgen/Nöte in den Vordergrund der Diskussion rücken? …

Natürlich kommt Ihnen als Führungskraft derzeit eine besondere Rolle im Vernetzen, Informieren und auch dem Kontrollieren von Arbeitsergebnissen nach. Dennoch steckt unglaublich viel Potenzial in Ihrem Team. Viele dieser Aspekte kann ein gut funktionierendes Team nämlich selbst organisieren. Jedoch braucht es Sie als aufmerksamen Dirigenten und empathischen Zuhörer.

Selbstführung: Wir empfehlen in der Krisensituation auch sich selbst im Blick zu behalten. Das hilft Ihnen, authentisch zu handeln und bewusste Impulse als Führungskraft zu setzen. Was denken Sie persönlich über die Krise? Was spüren Sie: Angst, Unsicherheit, Ärger, Hoffnung, …? Wie gehen Sie mit Ihren Emotionen, Gedanken und Körperempfindungen um? Worum drehen sich Ihre Gedanken? Wie schaffen Sie es, diese zu beenden und sich anderen Themen zuwenden zu können? Wie gelingt es Ihnen selbst, ruhig zu bleiben? Was hilft Ihnen, eine positive Grundeinstellung zu bekommen? Wie kompetent gehen Sie mit den technischen, digitalen Möglichkeiten um?

Wenden Sie regelmäßig an, was Ihnen Ruhe und Entspannung ermöglicht. Eine hektische, überlastete Führungskraft nutzt am Ende niemandem. Das können Atemübungen, regelmäßige, kurze und „gehirngerechte“ Pausen oder Spaziergänge/Sport sein.

Wie kann/sollte ich mich als Führungskraft konkret verhalten?

Information und Kontakt: Wenn möglich, empfehlen wir einen täglichen Kontakt, spätestens jeden zweiten Tag mit jedem Mitarbeitenden eher per Videochat als via Telefon. Diese Kontaktaufnahme kann als Einzelgespräch oder Team-Call/Chat erfolgen. Nutzen Sie Gelegenheiten, um Arbeitsaufgaben gemeinsam und persönlich zu besprechen. Dabei haben Sie die Chance, nach Erfahrungen, Belastungen, Befindlichkeiten und Unterstützungsmöglichkeiten zu fragen.

Vorbild: Sie sind weiterhin das Vorbild für Ihre Mitarbeitenden. Teilen Sie auch Ihre Gedanken, Fragen und eigenen Gefühle (“Ich finde es gerade schwierig, nicht mal eben kurz in Eure Büros zu können …“), damit geben Sie den Rahmen, was sich auch andere in dem Chat / der Telko an Offenheit zutrauen dürfen.

Bedenken Sie: Ihre Mitarbeitenden sind die wichtigsten Verbündeten bei der Bewältigung dieser besonderen Herausforderungen und der Aufrechterhaltung der Produktivität.

Raum geben: Nutzen Sie die Videochats/Telkos auch, um gemeinsam mit den Mitarbeitern innezuhalten, zu lernen sowie zu reflektieren und kreative Ideen zu sammeln, wie ein guter Kontakt auch in dieser Zeit aufrechterhalten werden kann. Geben Sie Raum für Emotionen und äußern Sie Verständnis dafür (“Das kann ich gut verstehen, das ist echt eine ganz ungewöhnliche Situation für uns alle.”)!

Fokus: Wenn Diskussionen in Sorgen und Gespräche über das Große-Ganze abdriften, stellen sie lösungsorientierte Fragen (Was wäre ein kleiner nächster Schritt, der die Situation für Dich einfacher machen könnte? Wie würde eine Lösung aussehen? Woran würden wir merken, dass sich etwas in die gewünschte Richtung verändert hat? …).

Interesse: Das A&O ist es, echtes Interesse zu zeigen. Das bemerken Mitarbeitende an Ihren Fragen und ob Sie an Themen dranbleiben (z. B. bei nächstem Kontakt: „Wie ist es denn weitergegangen? Hat der Tipp von Kollege ABC funktioniert? Wie hat XY denn reagiert …? Was davon hast Du konkret ausprobiert? Wie geht es Dir heute damit? …)

Mut: Trauen Sie sich zu, Ihre Wahrnehmung zurückspiegeln (“Deine Stimme hört sich ganz anders an als sonst. Sie ist irgendwie leiser und Du sprichst weniger. Es wirkt auf mich als würde es Dir nicht gut gehen. Ist das so?”). Das ermöglicht echten Kontakt und öffnet Ihrem Gegenüber den Raum, sich auf persönlicher Ebene zu öffnen und so manchen scheinbaren fachlichen Konflikt, auf dieser Basis zu lösen.

Optimismus: Wir alle wissen: Es wird auch eine Zeit nach der Krise geben. Diese Zeit wird vermutlich anders. Weisen Sie regelmäßig darauf hin, dass es ein Danach gibt und sehr wahrscheinlich auch eine neue Normalität eintreten wird („Auch nach der Finanzkrise ist es zügig wieder bergauf gegangen.”). Es kann Ihren Mitarbeitenden auch helfen, wenn Sie sie daran erinnern, wann und wo Sie bereits persönlich große Herausforderungen und Krisen erfolgreich bewältigt haben („Was hat Dir damals gut geholfen? Wie hast Du es hinbekommen? Was hast Du für die derzeitige Situation damals gelernt? …). Bedenken Sie: Die wichtigste Rolle bei der Angstreduktion der Mitarbeitenden spielen Sie als Führungskraft! Schenken Sie Vertrauen durch Ihre Integrität, Empathie und Kompetenz!

Und: seien Sie ein optimistisches Vorbild! Optimisten vertreten die Überzeugung, dass das Leben für und nicht gegen sie ist!

Hilfe anbieten: Bei größeren existentiellen Krisen oder bei Mitarbeitenden, bei denen Sie keinen rechten Zugang finden oder die sich immer wieder „im Kreis drehen“, kann es sich anbieten, externe Hilfe zu vermitteln. Das kann ein Ansprechpartner von compleneo Consulting sein oder auch Krisenbetreuung bis hin zur Schuldenberatung. Oft hilft es auch schon, die Mitarbeitenden selbst zu fragen oder anzuregen herauszufinden, wer sie unterstützen könnte („Hast Du jemanden in der Familie/ im Freundeskreis, der Dich unterstützen kann?” “Wie kannst/willst Du mit der Person Kontakt aufnehmen? Wie gehst Du konkret vor? …). Ein regelmäßiger Kontakt ist ebenso eine große Hilfe und gibt Orientierung im Prozess (“Ich rufe wieder morgen an, um nachzufragen, wie es gelaufen ist.”).

Motivation: Weniges wirkt so motivierend, wie gemeinsam und verbunden an einer Sache zu arbeiten. Beziehen Sie, wann immer es sich anbietet, Ihre Mitarbeitenden zum gemeinsamen Brainstormen ein. Egal, ob das kreative Fragen betrifft (Wie kann die Zeit am besten genutzt werden? Gibt es relevante digitale Weiterbildungsangebote? Kann etwas liegenbleiben oder auch später abgearbeitet werden?) oder auch Fragen, wenn es um die Zielerreichung geht (Wie können wir uns gegenseitig unterstützen, dass die Qualität unserer Arbeitsergebnisse nicht nachlässt? Wie gehen wir mit zeitlichem Verzug um?) Wichtig bleibt, es müssen sinnvolle und umsetzbare Aufgaben definiert werden. Weil Menschen stark von den Emotionen anderer beeinflusst werden, sollten Führungskräfte diejenigen im Team stärken, die ruhig und besonnen bleiben – und auch selbst Ruhe und Optimismus ausstrahlen. Das steckt, positiv gesprochen, andere an.

Organisation: Ein relevanter Teil Ihrer Führungsarbeit wird weiterhin organisatorischer Natur sein. Die Ressourceneinteilung Ihrer Mitarbeitenden liegt weiterhin in Ihrer Verantwortung. Nur wird es eher ein zeitnahes, gar tägliches Anpassen geben müssen. Strukturen geben dabei Klarheit und Orientierung. Klären Sie im Team, wie sie alle weitgehend die Arbeitszeiten einhalten können. Dazu zählt schon, dass Telefon- oder Videochats nicht vor acht Uhr beginnen. Auch sollte weiterhin unbedingt auf Pünktlichkeit geachtet werden. Klären Sie konkret, wann etwas zu welcher Qualität geliefert werden soll. Zudem sollten Ihre Mitarbeitenden möglichst gut mit den technischen, digitalen Lösungen arbeiten können. Letztlich ist nicht die Arbeitszeitkontrolle, sondern die Kontrolle von Entscheidungen und Ergebnissen die wichtigste Führungsaufgabe in der Krisenzeit. Achten Sie darauf, dass der Informationsfluss und die Kommunikation auf vielen verschiedenen Kanälen die Belastung erhöht. Wenn Mitarbeitende E-Mail, WhatsApp, Telkos, MS Teams oder andere Collaboration-Software für Informationen im Blick behalten müssen, wird die Fokussierung und achtsame Abarbeitung erschwert. Einigen Sie sich daher mit Ihren Mitarbeitenden auf die Kommunikationskanäle, mit denen Sie alle wirksam arbeiten können.

Improvisation: Ein guter Pilot fliegt bei schwierigen Wetterbedingungen auf Sicht. Das wird für Sie derzeit ebenso erforderlich sein. Führen in der Ungewissheit erfordert den Mut zum Sowohl-als-Auch.

Prioritäten setzen: Wissen Sie, was jetzt wirklich wichtig und dringlich ist? Stellen Sie bisherige Routinetätigkeiten infrage und schaffen Sie durch Betonung der momentanen Prioritäten Klarheit im Team. Das die Effizienz der Bearbeitung leidet, ist so lange hinnehmbar, wie der Betrieb aufrecht erhalten bleibt.

Delegation: Menschen, die sich schwer begreiflichen und fassbaren Bedrohungen gegenübersehen, leiden häufig unter einem Gefühl des Kontrollverlustes. Sie als Führungskräfte können versuchen, den Emotionen Raum zu geben und zu helfen, Ihren Mitarbeitenden wieder ein Stück Kontrolle zurückzugeben oder bewusster zu werden. Die faire Verteilung von Aufgaben, die über die Funktionen hinausgehen, können dieses Kontrollbedürfnis stärken.

Selbstfürsorge: Ein guter Krisenmanager, Bergsteiger, Chef … achtet auch auf sich selbst. Ihre Verfügbarkeit, Gesundheit und Gelassenheit sind die Schlüssel für eine gute Bewältigung des gesamten Teams. Halten Sie bewusst inne, achten Sie auf sich und holen Sie sich bei Fragen und Bedarf Unterstützung!

Was kann ich als Führungskraft nutzen?

Wir bieten Ihnen ein einfaches und günstiges Angebot zur Unterstützung der Führungskräfte und Mitarbeitenden an: Remote-Coaching zu relevanten Fragestellungen, zum Austausch und zur Ideengenerierung. Wir stellen nach der Terminfindung mit Ihnen einen Videochat-Termin über unser Tool BigBlueButton zur Verfügung oder Sie laden uns einfach mit Ihrem Konferenzsystem ein. Wir finden zeitnah eine Möglichkeit für diesen Austausch.

Sie haben Fragen? Füllen Sie bitte unser Kontaktformular aus. Wir melden uns zeitnah bei Ihnen.