Hybride Arbeitswelt: So einfach ist das (nicht)! 

Wer „die Möglichkeit auch mal mobil zu arbeiten“ anbietet, hat noch lange keine hybride Arbeitswelt geschaffen! Hybrides Arbeiten ist mehr als der Mittelweg zwischen Homeoffice und Präsenzarbeit. Es will besprochen und vereinbart, ausprobiert und reflektiert werden.

Die Coronapandemie hat in vielen Organisationen Arbeitsformen möglich gemacht, die noch kurz zuvor für viele unvorstellbar schienen oder vor denen es große Vorbehalte gab. Trotz des Wegfalls der Homeoffice-Pflicht und einem ruhiger werdenden Pandemiegeschehen ist zu erwarten, dass es keinen Weg zurück zum Früher geben wird. Das mobile Arbeiten ist gekommen, um zu bleiben. In einer Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO aus dem Herbst 2021 gaben nur 1,5% der Befragten an, dass ihr Unternehmen zukünftig mobile Arbeit gar nicht mehr anbieten wird. Über 80% äußerten sinngemäß, dass in den kommenden drei Jahren die Büro-Beschäftigten mobil, also grundsätzlich an jedem beliebigen Ort außerhalb des Betriebes, im Inland arbeiten können. Etwa ein Viertel der Organisationen geht davon aus, dass ein Arbeiten auch im Ausland möglich sein wird. 

Zu ähnlichen Ergebnissen kommt eine Studie der Universität St. Gallen, in der davon gesprochen wird, dass hybrides Arbeiten, also die Kombination aus mobiler Arbeit und Arbeit in Präsenz, kein Übergangsphänomen ist, sondern Teil eines epochalen Umbruchs der Arbeitswelt. Insbesondere der kontinuierlich steigende Wunsch nach mobil-flexiblem Arbeiten in den jüngeren Generationen Y und Z treibt diesen Umbruch voran.  

Hybride Arbeitswelt – mehr als nur ein Mittelweg

Auch wenn das hybride Arbeiten versucht, die Vorteile beider Welten zu vereinen, darf es nicht als Mittelweg zwischen Homeoffice und Präsenzarbeit verstanden werden, in der eine Führungskräfte die Anzahl der zulässigen Tage vorgibt. Die hybride Arbeitswelt stellt Teams und Führungskräfte vor neue Herausforderungen, denn sie braucht ein hohes Maß an Vertrauen und Vertrautheit. Sie bietet eine Chance, Routinen und Prozesse zu hinterfragen und neu zu gestalten – für ein neues Maß an Klarheit. Ob es um Bürozeiten, Kommunikationswege, Projektstrukturen oder die Gestaltung von Meetings geht, die neuen Arbeitsweisen sollten besprochen und vereinbart, ausprobiert und reflektiert werden. Gute Erfahrungen haben die Teams gemacht, die die neuen Arbeitsweisen in einer Art Regelwerk oder „Teamcharta“ festgelegt haben. Wir empfehlen bei der Gestaltung der hybriden Arbeitswelt folgende sechs verschiedenen Dimensionen / Themen zu beachten: 

In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die ersten beiden Dimensionen der hybriden Arbeitswelt ein und zeigen, welche Leitfragen sich Führungskräfte und Teams bei ihrer Gestaltung stellen sollten. 

Hybride Arbeitswelt – Gestaltungsdimension „Ausstattung & Ort“ 

Die Leitfrage für diese Dimension lautet: Was brauchen wir für die Art unserer Arbeit? Es geht um die physischen Rahmenbedingungen, die für ein optimales Arbeitsergebnis benötigt werden. Der Frage, die jeweils auf der persönlichen Ebene, der Teamebene und Organisationsebene beantwortet werden sollte, muss ein gemeinsames Verständnis über die Art der jeweiligen Tätigkeiten bei allen Beteiligten vorausgehen. Eine Studie von Asana unterscheidet hier zwischen sog. „skilled work“, also die Bearbeitung von Aufgaben auf Basis einer Qualifikation / Kompetenz, die Mitarbeitende häufig allein oder in einem kleinen Team ausführen, und der sog. „strategic work“, bei der Kreativität und direkte Kollaboration eher im Mittelpunkt stehen. Nach dieser Logik – so die Studie – lässt sich „skilled work“ besser im mobilen / individuell gestalteten Arbeitsumfeld erledigen, „strategic work“ eher in Präsenz und einem starken persönlichen Austausch. 

Wie viele der eigenen Tätigkeiten diesen groben Kategorien zuzuordnen sind und welche Rahmenbedingungen, welches Maß an notwendigem persönlichen Austausch diese benötigen, sollten sich Mitarbeitende zunächst individuell beantworten und anschließend im Team besprechen. Vertrauen Sie als Führungskraft bei dieser Frage auf ihre Mitarbeitenden, die in der Regel nicht nur besser wissen, welches Umfeld für sie ideal ist, sondern auch gut wissen, welche betrieblichen Anforderungen (wie Sprechzeiten für Kunden) die Leitplanken setzen.  

Haben Teams anschließend beispielsweise eine Klarheit darüber gewonnen, dass Präsenzzeiten hauptsächlich für die gemeinsame kreative Arbeit und für den sozialen Austausch genutzt werden sollen, sollte überlegt werden, wie dann zukünftig Büroräume gestaltet werden müssen. Feste Büroarbeitsplätze werden zunehmend der Vergangenheit angehören. In der Umfrage des Fraunhofer-Instituts gaben über zwei Drittel der Befragten an, dass Ihre Büro-Beschäftigten innerhalb des Betriebes in aktivitätsbasierten Zonen arbeiten, die für die jeweiligen Tätigkeiten passend sind. Ein sog. „Desksharing“ wird es bei über 70% der Befragten geben. 

Gestaltungsdimension „Kollaboration & Kommunikation“ 

Die Leitfrage in dieser Gestaltungsdimension lautet: Wie arbeiten wir zusammen? Es gilt gemeinsam zu überlegen, wie die Zusammenarbeit, Abstimmungen und die Regelkommunikation in der hybriden Arbeitswelt gestaltet werden sollen. Aufbauend auf den Erkenntnissen zur Art der Arbeit sollte zunächst jede/r Mitarbeitende für sich überlegen, wie häufig und in welcher Intensität sie/er die Kollaboration im Team braucht. Geht es bei der Zusammenarbeit um die gemeinsame Erarbeitung von Konzepten, der gemeinsamen Arbeit in Projekten, an Dokumenten oder brauche ich nur gelegentlich mal ein Feedback oder einen Input von den Kolleg:innen. Teams sollten ihre individuellen Bedarfe transparent kommunizieren und gemeinsam festlegen, welche digitalen und analogen Rahmenbedingungen ihre Kollaboration benötigt. 

Im Zusammenhang mit dieser Leitfrage ist es wichtig, gemeinsam den Umgang mit Meetings zu besprechen. Reflektieren Sie zunächst ihre aktuellen Meetings. Wozu sind diese notwendig, wie wurden die Meetings während der Pandemie gestaltet, wie zufrieden sind die Teilnehmenden mit den Besprechungen? Legen Sie gemeinsam fest, welche Veränderungen sie vornehmen werden, welche die hybride Arbeitswelt notwendig macht oder welche neuen Methoden sie im Team ausprobieren möchten. Diskutieren Sie darüber, welche Meetings ausschließlich virtuell und welche als persönliche Treffen in ihre Arbeitswelt passen. Hybride Meetings, also Meetings, bei denen nur ein Teil des Teams in Präsenz teilnimmt, erfordern eine passende technische Ausstattung und wollen gut geplant sein. Überlegen Sie, ob sie diese Form der Meetings ausprobieren möchten und welche offenen Fragen vorher zu klären sind. 

Fazit

Ob es neue Formate oder neue Regeln sind, für alle Gestaltungsdimensionen der neuen hybriden Arbeitswelt gilt es, sich auszuprobieren und in regelmäßigen Abständen zu reflektieren, inwieweit die Veränderungen zu Ihnen und Ihrem Team passen. Denn eine Musterlösung gibt es für die hybride Arbeitswelt nicht. Und das ist gut so. Denn es ermöglicht Ihnen und zwingt Sie, einen individuellen Weg zu finden. Einen Weg, der für Ihre Mitarbeitenden und Ihre Kunden passt.  

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie mit jemandem Ihre Ideen zur hybriden Arbeitswelt reflektieren möchten.

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