Wissensmanagement: einfach anfangen.

Professionelle Onboarding-Prozesse sind in vielen Unternehmen etabliert und fest im Repertoire der Personalabteilungen verankert. Für den Erfolg der Wertschöpfungsprozesse im Unternehmen mindestens genauso wichtig ist aber ein gutes Offboarding. Der professionell organisierte Austritt eines Mitarbeitenden aus dem Unternehmen sollte neben einer wertschätzenden Kommunikation und formal korrekten Rückgabe von Arbeitsmaterialien vor allem eines sicherstellen: den wirksamen und schützenswerten Wissenstransfer. Eingebettet in ein zielgerichtetes systematisches Wissensmanagement, senkt dieser Transfer das Risiko von Störungen im Wertschöpfungsprozess erheblich und stärkt so die organisationale Resilienz. Gut strukturiert und kulturell verankert wirkt der Wissenstransfer übrigens kontinuierlich und nicht erst, wenn die Zeichen auf Trennung stehen. 

Wachsende Unzufriedenheit

Ein befreundeter Unternehmer berichtete von seiner wachsenden Unzufriedenheit beim Austritt von Mitarbeitenden. Das regelmäßig entstehende „Wissens-Vakuum“ konnte von Kolleg:innen nicht (schnell genug) gefüllt werden. In der Folge gerieten je nach Personalwechsel administrative, Verwaltungs- oder Innovationsprozesse ins Stocken. Einzelne Arbeitsabläufe dauerten ohne ersichtlichen Grund länger, Fehler häuften sich, die Qualität wurde oftmals nicht gehalten und das Team agierte unsicherer. Dabei schien das Offboarding gut organisiert. Besonders bei befristeten Verträgen oder bei der Verabschiedung von Mitarbeitenden in den Ruhestand reagierte die Personalabteilung früh, führte Checklisten und Protokolle und hatte einen Leitfaden für obligatorische Austrittsinterviews erarbeitet. 

Zeitdruck und fehlende Klarheit

Eine gemeinsam mit Führungskräften und Schlüsselpersonen durchgeführte Analyse führte zu dem Ergebnis, dass aus verschiedenen Gründen der Wissenstransfer schon vor dem Ausscheiden weniger Beachtung fand. Häufig gelang es nicht, implizites Wissen der Mitarbeitenden sichtbar zu machen und zu überführen. Dokumentationen und Berichte über Arbeitsstände wurden teilweise nur lückenhaft erstellt, entscheidende Informationen fehlten oder wurden von Nachfolger:innen nicht ausreichend verstanden. Des Weiteren fiel auf, dass vielen Mitarbeitenden nicht erst beim Ausscheiden die Motivation fehlte, ihr Wissen zu teilen. Vermutlich steckte dahinter die Annahme, dass „gehortetes Herrschaftswissen“ ein Alleinstellungsmerkmal darstelle und vermeintliche Sicherheit biete. Die Wichtigkeit des Themas war den Führungskräften bewusst, eine Umsetzung von Maßnahmen des Wissensmanagements wurde als „schwierig“ betrachtet. Im operativen Tagesgeschäft fiel ein vorausschauendes und systematisches Wissensmanagement immer wieder hinten runter. 

Systematisches Wissensmanagement – Klein anfangen

Die gute Nachricht vorweg: Es muss nicht gleich die umfassende Einführung eines Wissensmanagement-Systems in allen Teilen des Unternehmens sein. Initial ist es zunächst wichtig, ein Bewusstsein dafür zu entwickeln, welches Wissen im System bleiben soll – da es überlebenswichtig im Kontext der Kernprozesse und Innovationen ist.  Dann helfen überschaubare Pilotprojekte, beispielsweise zur Einführung von Wissenslandkarten, Wissensbilanzen oder eines Mentoring-Programms operativ schnell weiter. Außerdem fördern sie die schrittweise Etablierung eines systematischen Wissensmanagements eben durch das Verproben. Um die Einführung eines Standards kommen besonders die Organisationen nicht vorbei, für die Wissen (Know-how & Informationen) den Kern ihres Erfolges darstellt. So empfiehlt die 2018 erschienene Norm zur ISO 30401 das Wissen einer Organisation als „Asset“ zu behandeln und somit der gleichen Aufmerksamkeit zukommen zu lassen, wie zum Beispiel den Immobilien. 

Systematisches Wissensmanagement auf allen Ebenen

Wissensmanagement ist weit mehr als das Bewahren und Sichern von Wissen beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden. Es beschreibt den Lebenszyklus von Wissen in einer Organisation. Systematisches Wissensmanagement ist nicht nur wichtig für die Aufrechterhaltung der Wertschöpfung, es ist auch wesentlicher Treiber für Innovationskraft und Veränderungsfähigkeit. Als Managementsystem beschreibt es mit seinen Bausteinen eine Systematik für die notwendigen Strukturen und Abläufe. 

Die Beachtung der jeweiligen Bausteine des Wissensmanagements, insbesondere deren Wechselwirkungen, kann gerade bei der Einführung schnell überfordern und die Organisation überfrachten. Daher ist es wichtig, das Zielbild im Blick zu behalten und dort anzufangen, wo der Bedarf für eine Steuerung des Wissensflusses besonders drängt. Nur wenn das systematische Wissensmanagement dann auch auf organisationaler Ebene verankert ist, kann es langfristig erfolgreich wirksam werden. Die ISO-Norm spricht davon, in Organisationen die Wissenskultur zu fördern. Also eine Atmosphäre zu schaffen, in der die Wertschätzung und Teilung von Wissen gedeihen kann. 

Erfolgsfaktor: Wissensteilung

Wie es gelingen kann, eine Kultur zu prägen, in der das Teilen von Wissen einen hohen Stellenwert hat, beschrieb Beraterin Kristin Block im Rahmen einer Wissensmanagement-Konferenz im vergangenen Jahr anhand folgender Erfolgsfaktoren der Wissensteilung:

• Innere Haltung: das Bewusstsein, dass Wissen wertvoll ist
• Freiwilligkeit: die Erkenntnis, dass eine Wissensteilung nur ohne Zwang funktioniert
• Menschsein: die eigene Rolle und das eigene Wissen im System nicht unterschätzen
• Augenhöhe: das Bewusstsein, dass starke Hierarchien die Wissensteilung verhindern
• Zeit: die Erkenntnis, dass es nicht funktioniert, Wissensteilung zu fordern, aber keine Zeit dafür zur Verfügung zu stellen
• Befähigung: sowohl auf Seite der Wissensgeber:innen, als auch auf Seite der Wissensnehmer:innen
• Kommunikation: Räume für Wissensaustausch schaffen

Einfach anfangen

Der Unzufriedenheit mit der Wissensweitergabe im Allgemeinen kann also begegnet werden. In ersten Schritten gilt es, Klarheit über das Wissen und die Wissensflüsse der eigenen Organisation zu gewinnen. Und Wissen als das anzusehen, was es ist: ein wesentlicher Erfolgsfaktor, dem Aufmerksamkeit gebührt. Trotz der hohen Vielschichtigkeit eines systematischen Wissensmanagements und einem eher langen Weg zum Aufbau eines entsprechenden Systems gilt: einfach anfangen. 

Den Start begleiten

Wenn Sie neugierig geworden sind, welche Schritte wie am besten auf der Wissensmanagementreise gegangen werden sollten, dann stehen wir Ihnen als Reiseführer gerne zur Verfügung. Übrigens: unser NEOresilienz® Modell bietet Ihnen viele weitere Ausflugsziele an. Sprechen Sie uns an.

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